الف.آشنایی با شهر کازرون:

 کازرون در استان فارس واقع شده، شهری است که جمعیت آن طبق سرشماری سال ۱۳۸۵، برابر با ۲۶۶٫۵۶۴ نفر بوده‌است. هزار و پنجاه کیلومتر از تهران فاصله دارد و در میان راه شیراز و بوشهر است .  بین دو رشته کوه موازی از دامنه‌های فرعی زاگرس قرار گرفته است. هوای شهرستان بطور کلی گرم منتهی شدت گرما به متقضای عرض جغرافیائی و پست و بلندی زمین متغیر است. بطور کلی شهرستان کازرون یک منطقه کوهستانی محسوب می‌شود.

ب.فعالیت‌های صورت گرفته در شهر کازرون: 

     1. شهرداری کازرون از سال‌ها پیش برای انجام امور مربوط به درآمد و نوسازی و حسابداری از یک سیستم نرم‌افزاری تحت سیستم عامل DOS و بانک اطلاعاتی FOXPRO  استفاده می‌نمود.

      2. شهرداری کازرون تلاش كرده است تا اقدامات مناسبی برای تهیه، نصب، راه‌اندازی و پشتیبانی اتوماسیون دبیرخانه انجام دهد. تا بتواند ضمن ایجاد یک آرشیو منظم، عملیات گردش مکاتبات با سرعت و دقت بیشتری انجام گیرد. بستر سخت‌افزاری لازم با خرید کامپیوتر و راه‌اندازی شبکه LAN فراهم گردید.

       3. همچنین برای اطلاع‌رسانی گسترده‌تر و دسترسی سریعتر به اخبار اقدامات شهرداری، وب‌سایتی به نشانی www.kazeron.ir راه‌اندازی گردید. و همچنین سیستم تلفن گویا راه‌اندازی شده است. شهروندان می‌توانند با شماره تماس 137(6خط) با این سامانه ارتباط برقرار کنند.

        4. سیستم جامع شهرسازی و نوسازی:

این سیستم نرم افزاری مهمترین سیستم نرم افزاری در پروژه شهرداری الكترونیكی است. بنابراین شهرداری کازرون در راستای تحقق اهداف شهرداری، شهر و دولت الکترونیکی برآن شد تا فعالیت‌های درون شهری را کاملا مکانیزه کند. بدین منظور سیستمی را تحت عنوان(نصب‌راه‌اندازی و آموزش سیستم‌های جامع شهرسازی و نو‌سازی) راه اندازی نمود.

کارشناسان شرکتهای خصوصی با حضور در شهرداری از وضعیت موجود واحدهای درگیر در پروژه و امکانات بازدید بعمل آورده اند. آموزش پرسنل در محل برگزاری کلاس‌ها نیز آغاز شد و به موازات آن عمل انتقال اطلاعات از سیستم‌های قبلی موجود در شهرداری به سیستم اتوماسیون جدید و خرید تجهیزات مربوط به ایستگاه‌های كاری و نصب و راه‌اندازی سیستم‌ها و استقرار آنها صورت پذیرفت. در طی این مدت تا کنون نیز سیستم بصورت کامل و مداوم در حال اجرا و استفاده است.

5. سیستم جامع اداری و مالی:

پس از بهره‌برداری کاملا موفق سیستم‌های جامع شهرسازی، شهرداری کازرون تصمیم به حرکتی دیگر بسوی شهرداری الکترونیکی گرفت. با بازدید از شرکت‌ها و سازمان‌های تولیدکننده‌ سیستم‌های شهرداری اقدام به انعقاد قراردادی نموده است. طی این قرارداد، سیستم‌های جامع اداری و مالی شامل سیستم انبار و حسابداری انبار، اموال و استهلاک، حسابداری مالی، دبیرخانه و گردش مکاتبات اداری، کارگزینی، حقوق و دستمزد و حضور و غیاب خریداری گردید. سرور مربوطه در اختیار پرسنل و سیستم‌های مذکور روی آن نصب گردید. عملیات بومی‌سازی سیستم‌های دبیر‌خانه و گردش مکاتبات،پرسنلی و انبار و اموال و بلا‌فاصله پس از آن برنامه‌های آموزشی این سیستم‌ها انجام گرفت. در حین کار نیز برخی از ایراد‌های سیستم مشاهده و برطرف گردید. یک نسخه از اطلاعات موجود در سیستم قبلی مورد استفاده در شهرداری تبدیل به داده‌های قابل استفاده در این سیستم در اختیار قرار گرفته که هم‌اکنون در حال بررسی و انجام است. در حال حاضر سیستم دبیرخانه و گردش مکاتبات، انبار، اموال و حسابداری در حال بهره‌برداری است و سیستم‌های پرسنلی، حقوق و دستمزد و حضور و غیاب نیز در حال راه‌اندازی و آموزش است.

6. ایجاد سیستم نرم‌افزاری تلفن گویا:

این سیستم  قابلیت پاسخ‌گویی 2 خط تلفن به طور همزمان را دارد. همچنین ایجاد سیستم نرم‌افزاری با قابلیت‌های (اطلاع رسانی گویا، صندوق پیام، صندوق پرسش و پاسخ، پست صوتی، اپراتور خودکار به صورت همزمان) در این سیستم دیده شده است. جهت نصب و راه‌اندازی سیستم تلفن گویا شهرداری باید برای آماده‌سازی موارد زیر تلاش کند: 2عدد خط تلفن داخلی یا خط مستقیم شهری، حداقل یک کامپیوتربا 256 مگابایت حافظه، آماده‌سازی بستر مناسب جهت نسب سیستم گویا.

7. معرفی زیر سیستم‌های سیستم جامع اتوماسیون اداری و مالی:

1. سیستم حسابداری و مالی:

در گذشته، وظایف سیستم حسابداری، انجام امور دفترداری و تهیه‌ صورت‌های مالی بود، امروزه نیاز به نظارت موثر بر روند عملیات و تامین نیازهای اطلاعاتی مدیریت احساس می‌شود.

برخی از امکانات و ویژ‌گی‌های این سیستم:

.امکان تعریف بانک‌ها و شعبات طرف حساب

. امکان ارتباط با سیستم‌های پرسنلی و انبار برای صدور اتوماتیک اسناد مربوطه

.کنترل مراحل گردش اسناد جهت تایید در سلسله مراتب سازمانی

. ایجاد سیستم پایگاه مرکزی جهت دستیابی به اسناد شرکت‌های هم‌گروه

 .امکان اجرای عملیات در اطلاعات مالی سال‌های فعال

. امکان ورود اطلاعات بودجه و مقایسه‌ی آن با عملکرد(اسناد مالی)

. امکان نگهداری اطلاعات مالی به صورت سنواتی و دستیابی به آنها در زمان دلخواه

      2.سیستم دبیرخانه و اتوماسیون اداری پیشرفته:

امروزه، مدیران موفق به مدیریت زمان در مجموعه تحت رهبری خود بسیار اهمیت می‌دهند و بدنبال راهکار برای صرفه‌جویی زمان در سازمان خود هستند. این نرم‌افزار به خوبی پاسخ‌گوی این نیاز است. نرم افزار ذکر شده به گردش مکاتبات سازمان می‌دهد و با حذف کاغذ موجب صرفه‌جویی در زمان و بهره‌وری نیروی انسانی و پیشبرد امور سازمان می‌شود.

برخی از امکانات و ویژ‌گی‌های این سیستم:

.ثبت و گردش مکانیزه‌ مکاتبات (وارده،داخلی،صادره) و پیام‌های داخلی

. تعریف دبیر‌خانه‌های مختلف سازمان و اجرای عملیات مستقل در هر دبیر‌خانه

. امکان تعریف جانشین برای سمت‌های سازمانی

. پشتیبانی کامل از قلم نوری، اسکن و امضای دیجیتال

. تعریف سطح دسترسی سمت‌ها به انواع مکاتبات طبقه‌بندی شده

. قابلیت تعریف موضوع و کلید واژه به ازاء ارجاعات متفاوت

. تعریف مشخصات اشخاص حقیقی و حقوقی

نوشته شده در تاریخ دوشنبه 20 تیر 1390    | توسط: گروه با هم    | طبقه بندی: شهر الکترونیک،     | نظرات()